Этап 2. Шаг 10. Нюансы планирования. Обсуждение
-
Здесь предполагаются мысли и вопросы по шагу 10 этапа 2
-
Пользователь @LadyCler написал в LadyCler : На шаг впереди или "А мы готовы!":
Размышлизмы. Несколько дней вертится в голове хоровод из “значит не очень и хотелось”, “должен быть приоритет”, “нужен видимый результат”, “демотивация от провалов” и т.п. Пока не пришла к стройной системе, но тем не менее некоторые мысли выкристаллизовались.
Дела делятся на срочные и “могут подождать”. Это все знают. Но я хотела бы выделить признак “могут подождать без потери качества при более позднем выполнении”. Если на простых примерах : грязный пол может быть таким грязным, что уже срочно надо мыть, но тем не менее, если не сделать этого сегодня или завтра и даже через неделю, то он не испортится. А вот помидоры вовремя не съеденные/не законсервированные/не подаренные/не проданные испортятся и тем самым расстроят хозяина. И таким образом можно проанализировать все виды деятельности и выделить те, по которым признак срочности критичен.
По вот этим выделенным делам надо проанализировать степень их важности и общий объем. Возможно, часть помидоров нужно было сразу раздать по знакомым. А возможно надо было объявить общесемейный ударный день по консервированию. Я к тому, что при планировании дел надо постараться, чтобы не было провисания и откладывания таких. Иначе неизбежно будет недовольство собой.Света, попробую ответить здесь.
КМК, здесь напрямую рассуждения о матрице/квадрате Эйзенхауэра.
Лично мне никогда не хватало пороху проранжировать свои дела по важности/срочности, даже на работе.Подняла свои конспекты, все очень кратко. Чрезмерно кратко.))
Так что буду писать сиюминутное мнение из головы и ссылки из интернета.Цитата Эйзенхауэра (вроде):
«Не все срочные дела важны и не все важные дела — срочные»Вкрации
: имея список дел, надо каждому из них дать оценку по двум позициям: важность и срочность. И планировать в дальнейшем выполнение этих дел в зависимости от того, какая им будет дана оценка.
Матрицей или квадратом этот метод называется, потому что его можно изобразить в двумерных координатах важность/срочность:
Т.е. дела, которые и важные и срочные - это такие дела, которые если не сделать, то цель будет не достигнута или вообще все посыпится как карточный домик. Или исправить потом будет уже нельзя. К примеру, - здоровье. В идеале, до такого состояния, когда и важно и срочно, желательно не доводить. Потому что это как раз то, что мы называем “пожарами”.
Категория “важно, но не срочно” - это дела важные, которые придвинут нас к цели, но они “не горят”, а делаются в свой срок. Потому что мы что? Правильно, - молодцы и не дали разгореться пожарам.Категория “срочно, но не важно” - всегда есть, часто появляются внезапно, вынь да положь. Тут рекомендация - искать, кому можно делегировать.
А дела - неважные и несрочные - чаще всего вообще гнать метлой. Это они отнимают у нас время. Это они маскируются под “важность”, становясь дурацкой привычкой.
Важно - аккуратно относить сюда “безделье” вроде хобби, потому что оно вроде как не приносит пользы. И сооветственно не имеет важности. Но это может быть ошибкой. Имеет, имеет важность, хотя бы для психологического здоровья. В общем, ранжировать надо честно и осознанно.Вот нам на курсах говорили алгоритм выбора дел из категорий. Но, как я уже сказала, конспект у меня куцый.
1.Каждый день делать последовательно дела группы А.
2.Каждый день, что-то из группы В.
Группу С - соответственно делегировать.Исследования показывают, что важнейшие дела группы А занимают 15% времени, важные группы В - 20%, а менее важные и несущественные - 65%.
Картинка квадрата с сайта https://skillbox.ru/media/management/matritsa_eyzenkhauera/
Категории описаны хорошо, но нет алгоритма работы по квадрату.Но навскидку, конечно, инфы полно.
К примеру:
Задачи распределяются по конкретным квадрантам, которые в свою очередь определяют, когда и как долго вы можете выполнять задачу.
Квадрант I — «Сделайте это немедленно» (срочные и важные)
Сюда попадают приоритетные задачи, требующие немедленного внимания. Они имеют жесткие сроки и должны выполняться прежде всего остального и лично.
Квадрант II — «Решите, когда вы это сделаете» (важные, но не срочные)
Этот квадрант — стратегическая часть матрицы, идеально подходящая для долгосрочного развития. Элементы, которые он включает, важны, но не требуют немедленного вмешательства. При этом задачи имеют определенный дедлайн и тоже выполняются лично.
Квадрант III — «Делегируйте кому-нибудь» (срочные, но не важные)
В этот квадрант попадают телефонные звонки, электронные письма и планирование встреч и мероприятий. Эти типы задач обычно не требуют личного внимания, потому что не подразумевают измеримый результат. Квадрант III помогает минимизировать то, что отвлекает от важной работы. Благодаря делегированию вы можете сосредоточить внимание на более серьезных вещах.
Квадрант IV — «Сделайте это позже» (не важные, не срочные)
Действия, попадающие в квадрант IV, — это сопутствующие дела, которые не приносят никакой ценности. Проще говоря, это то, что всегда можно отложить, не боясь каких-либо последствий. Эти дела отнимают время и мешают выполнять более важные задачи, которые вы вносите в первые два квадранта.
В процессе использования матрицы для профессиональных целей вы увидите, что большинство задач попадают в квадранты I и III. Самый значимый результат приносят действия из квадранта II, потому что это бизнес-цели, которые влияют на долгосрочный успех бизнеса, при этом они редко классифицируются как срочные.
Сложнее всего понять то, что отвлекает вас от запланированного курса. Но если вы справитесь с этой фундаментальной проблемой управления временем, то избавитесь от мыслей о зря потерянных часах. Задайте себе два вопроса, чтобы определиться с долгосрочными стратегиями в принятии решений:
Когда вы будете заниматься важными, но не срочными задачами?
Когда вы сможете потратить время на решение важных задач, прежде чем они внезапно станут срочными?
Стоит помнить о том, что иногда задачи из одного квадранта неожиданно попадают в другой. Если возникнет чрезвычайная ситуация, ваши приоритеты изменятся. Например, вы владеете небольшим бизнесом, звонит недовольный клиент и просит связать его с менеджером из-за задержки с доставкой. Эта проблема сразу же станет выше других элементов в матрице.
Распределение задач по квадрантам имеет некоторые особенности, и их нужно учитывать:
Списки дел облегчают жизнь. Убедитесь в том, что при распределении задач вы задаете правильные вопросы, которые помогают определить, что нужно выполнить в первую очередь. Ключевой признак — приоритет.
В каждый квадрант можно добавлять много действий и задач, однако лучше, чтобы максимальное количество не превышало более восьми элементов. Иначе вы будете отдаляться от главной цели — завершения задачи.
Создавайте отдельные матрицы для профессиональной и личной жизни.
Только вы можете определить уровень приоритета элементов в своем списке. Каждое утро начинайте со списка дел из матрицы, и уже к концу недели вы увидите результат.
отсюда https://kontur.ru/articles/5207
Там же про матрицу Эйзенхауэра в Evernote и Trello, кто пользуется.
-
@Kiцунэ Спасибо, Лера
-
Света, пожалуйста. Сумбурно и второпях, но кого заинтересует алгоритм, разберется.
Я сама, честно говоря, еще раз задумалась. Прям, на матрицу у меня силенок ща нет, но вот задавать себе вопросы “это важно?” и “это срочно” при написании списка на день мне точно стоит.
-
Я дополню еще, мы про эту матрицу подробно разбирали на коучинговых курсах.
Очень часто в квадрант А дела попадают вообще не из наших списков, а извне. Т.е. кто-то нам говорит, что вот это дело и срочное, и важное, и мы тут же это вписываем в свой наивысший приоритет, откладывая свои дела и свои цели/ценности.
В идеале, квадрант А - это наш план действий на день/неделю, и в него стоит включать в первую очередь шаги из целей квадранта В. То есть, работать на свои приоритеты и цели, а не чужие.
-
@zelenola согласна. Несвои дела стоит отсеивать из всех квадрантов.
-
@Kiцунэ , @zelenola , ещё с @ttatti тоже на эту тему говорили. Как можно применить это в бытовых делах ? Кто пробовал ?
-
@Мулечка думаю, начать все таки с ранжирования дел. т.е. когда планировать дела, задавать себе вопросы про важность, срочность, возможность делегирования. И когда я смогу это сделать?
Натренировать себе мышцу в определении категории дела, а потом возможно и сам квадрат использовать, на бумаге или в приложениях.
-
Назрел новый вопрос. Как планировать дела человеку , если написанный план не реализовывается, и наоборот, тянет занятая чем -нибудь другим? Где -то это обсуждалось уже ?
-
@Мулечка, скорее всего список очень большой. Можно выделить одно главное. И его - обязательно сделать. А остальное из списка если захочется. Потом 2-3. 1-3 сделанных дела - это лучше, чем ничего
-
@aelena , да, наверное так. Спасибо )
-
Ну а как быть, если дел много нужно выполнить?
-
@Мулечка, извини, но я не знаю, как иначе. Только тупо делать и делать. Пока хватает сил!!! Если надо. А если не очень надо, то для меня способов нет.
-
@Мулечка , можно делегировать, только в нашем с тобой случае чаще всего надо все делать самой)))
-
@krakazeabla , @aelena , я наверное хочу изобрести велосипед. Что -то читала про списки на неделю, а не на день. Типа иллюзия выбора свободы.
-
@Мулечка , я только за! Новые идеи-это всегда здорово!
-
@Мулечка я называю это не планом, а списком. Пишу в него что мне нужно сделать (это то, что не привязано к датам) и делаю не по порядку, а на что есть вдохновение. Бывает, что один день ничего из списка не сделала, а на другой половину из списка переделала.
P.s. и если я что-то не сделала, то я не расстраиваюсь, сделаю чуть позже.
-
Оля, почитай про систему Автофокус. Вот, вроде бы это жж @Леди-Искра : https://vera-time.livejournal.com/206178.html
У меня тоже четкие планы не всегда работают. А списки дел без привязки ко времени лучше действуют.
